Guía general del producto

Qué puedes hacer con Ventor

Esta guía resume las funcionalidades principales de la plataforma, qué resuelve cada una y cómo usarlas dentro del panel paso a paso.

Ver conectar canales

Seccion 1

Mapa general de la plataforma

Este mapa usa los mismos puntos que encontrarás en el resto de la página para que puedas ubicar rápido cada bloque de documentación.

Acceso, registro y onboarding

Registro, login con Google o contraseña, recuperación de acceso y primer recorrido por el panel.

Configurar el asistente de IA

Información básica, instrucciones, productos, envío multimedia y banco de conocimiento.

Chats, CRM y operación diaria

Datos del usuario, etiquetas, CRM, recordatorios, pedidos y mensajes programados.

Envíos masivos

Selección de clientes, plantillas, revisión y seguimiento del estado del envío.

Métricas y analítica

Lectura de actividad, filtros de fecha y análisis por puntos o periodos.

Suscripción, facturación y referidos

Plan actual, métodos de pago, comprobantes y seguimiento del programa de referidos.

Seccion 2

Acceso, registro y onboarding

Todo el acceso a Ventor se gestiona desde una sola pantalla. Puedes entrar con Google, correo y contraseña, o con un enlace directo al correo.

Desde la pantalla de login puedes crear tu cuenta, iniciar sesión con el método que prefieras y recuperar o establecer contraseña en cualquier momento. Al entrar por primera vez, Ventor te guía por un onboarding rápido donde configuras nombre del negocio, tono del asistente y objetivos principales para dejar el panel listo.

Ir a login

Seccion 3

Configurar el asistente de IA

El asistente es el núcleo operativo de Ventor. Aquí decides cómo responde, qué información conoce y qué recursos puede usar durante una conversación.

Dónde está esta configuración

La configuración principal vive en /panel/asistente. Dentro de esa pantalla verás una tarjeta llamada Asistente y, arriba del contenido, una fila de tabs con los nombres Información básica, Instrucciones de conversación, Productos, Envío multimedia y Banco de conocimiento.

En Información básica e Instrucciones de conversación sí aparece el botón Guardar cambios al final. En Envío multimedia, Productos y Banco de conocimiento cada módulo maneja su propio guardado dentro de la misma sección.

Cómo hacerlo

Información básica

Sirve para activar o desactivar el bot y definir su identidad base: nombre, empresa, personalidad y objetivo principal.

Ruta sugerida: /panel/asistente → tab Información básica

Entrar a la tab correcta

Abre la pantalla del asistente y presiona la pestaña 'Información básica', ubicada en la barra superior de tabs del bloque principal.

Activar el asistente

En la parte superior verás el texto 'Activarme' con un switch a su derecha. Enciéndelo si quieres que el bot quede disponible para responder.

Completar los campos base

Llena 'Mi Nombre', 'Nombre de tu empresa', 'Personalidad' y el campo largo 'Mis objetivos, lo que debo intentar lograr con los visitantes'.

Guardar la configuración

Baja hasta el final de la tarjeta y presiona 'Guardar cambios'. Ese botón ocupa todo el ancho inferior del panel.

Tabs del módulo del asistente: Información básica, Instrucciones, Productos, Envío multimedia y Banco de conocimiento — Panel del asistente con sus cinco tabs principales: información básica, instrucciones de conversación, productos, envío multimedia y banco de conocimiento.

Cómo hacerlo

Instrucciones de conversación

Aquí defines cómo debe responder el asistente: tono, límites, criterios de derivación y forma de guiar la conversación.

Ruta sugerida: /panel/asistente → tab Instrucciones de conversación

Cambiar de tab

Presiona 'Instrucciones de conversación' en la misma fila de tabs del asistente.

Escribir las reglas del bot

Dentro del bloque 'Escribe cómo quieres que responda' usa el textarea principal para describir tono, proceso de venta, reglas y excepciones.

Guardar cambios

Una vez terminadas las instrucciones, presiona el botón inferior 'Guardar cambios' para persistir la configuración.

Tab de instrucciones de conversación con textarea de reglas del asistente — Tab de instrucciones: textarea principal donde se definen tono, reglas de venta, criterios de derivación y excepciones del asistente.

Cómo hacerlo

Catálogo y productos

Aquí cargas productos para que el asistente los recomiende y, si tienes WhatsApp conectado, puedas vincular el catálogo con ese canal.

Ruta sugerida: /panel/asistente → tab Productos

Abrir el catálogo

Ve a la pestaña 'Productos'. Allí verás el encabezado 'Catálogo de productos' y, a la derecha, el botón 'Agregar producto'.

Agregar o editar productos

Presiona 'Agregar producto', completa la ficha del producto y guarda. Si ya existe, entra a editarlo desde su tarjeta o listado.

Activar búsqueda inteligente

En la parte superior del módulo aparece un switch llamado 'Búsqueda inteligente'. Enciéndelo para que el asistente recomiende productos automáticamente en chats.

Vincular el catálogo con WhatsApp

Más abajo verás el bloque 'Catálogo de WhatsApp'. Si ya tienes un canal de WhatsApp y productos cargados, usa el botón de 'Vincular' o la acción de sincronización.

Buscar productos dentro del módulo

Cuando el catálogo ya tiene items, aparece un buscador con el placeholder 'Buscar producto...'. Úsalo para filtrar rápido antes de editar o revisar stock.

Módulo de productos con listado del catálogo y botón agregar producto — Tab de productos: listado del catálogo con buscador, switch de búsqueda inteligente, botón para agregar productos y opción de vincular con WhatsApp.

Catálogo de WhatsApp vinculado con productos de Ventor — Catálogo de productos en WhatsApp.

Flujo de compra desde el catálogo de WhatsApp — Flujo de compra desde WhatsApp.

Cómo hacerlo

Envío multimedia

Este módulo crea situaciones donde el asistente envía archivos concretos según lo que el usuario pregunte o necesite.

Ruta sugerida: /panel/asistente → tab Envío multimedia

Abrir la sección de archivos

Entra a la tab 'Envío multimedia'. Arriba verás el encabezado 'Archivos para enviar en conversaciones'.

Crear una nueva situación

Dentro del formulario busca el bloque 'Nueva situación'. Ahí describes en qué caso se debe enviar el material.

Adjuntar y ordenar archivos

Sube los archivos que quieras mandar y, si hace falta, arrástralos para cambiar el orden. Cada archivo puede llevar caption propio.

Escribir el mensaje de respuesta (Mi respuesta)

Completa el campo 'Mi respuesta': es un mensaje adicional que el asistente envía junto con los archivos para dar contexto o explicar el material compartido.

Guardar la situación

Cuando ya tengas descripción, archivos y respuesta, presiona el botón 'Crear y guardar situación'. No se usa el botón general de 'Guardar cambios' para esta tab.

Editar o eliminar si algo cambió

Las situaciones guardadas quedan listadas debajo. Desde allí puedes entrar a 'Editar Situación' o usar la acción de eliminar si el caso ya no aplica.

Formulario de nueva situación con archivos adjuntos y campo 'Mi respuesta' — Cada situación incluye una descripción del caso, los archivos a enviar y un campo 'Mi respuesta' con el mensaje que acompaña a la media.

Cómo hacerlo

Banco de conocimiento

Ideal para subir documentos extensos como contratos, términos y condiciones, fichas técnicas, manuales o cualquier archivo largo que el asistente deba consultar al responder.

Ruta sugerida: /panel/asistente → tab Banco de conocimiento

Entrar a la tab

Presiona 'Banco de conocimiento' en la barra superior del módulo del asistente.

Subir documentos

En el panel verás un área que dice 'Arrastra archivos aquí o haz clic para seleccionar' y un botón 'Seleccionar archivos'. Usa cualquiera de las dos opciones.

Esperar el procesamiento

Los archivos aparecen con estado interno mientras se suben y procesan. Déjalos terminar antes de asumir que ya están listos para consulta.

Administrar documentos existentes

Cada archivo ya cargado puede abrirse, descargarse o eliminarse desde sus acciones individuales. Si lo eliminas, desaparece de la base del asistente.

Panel de banco de conocimiento con documentos cargados en Ventor — Documentos subidos al banco de conocimiento: el asistente los consulta automáticamente para dar respuestas más precisas basadas en tu información real.

Cómo hacerlo

Probar tu asistente

Antes de conectar el asistente a WhatsApp u otro canal, puedes verificar que responda como esperas usando el chat de prueba que siempre está visible en el panel.

Enviar mensajes de prueba

En el chat que siempre aparece junto a la configuración del asistente, escribe preguntas o situaciones reales que tus clientes harían. Comprueba que el tono, las respuestas, los productos recomendados y los archivos multimedia se envíen correctamente.

Ajustar y repetir

Si algo no responde como esperas, vuelve a las tabs de configuración (instrucciones, productos, multimedia o banco de conocimiento), haz el cambio y prueba de nuevo en el chat hasta que quede listo para conectarlo.

Chat de prueba del asistente integrado en el panel de Ventor — Chat de prueba integrado: siempre visible junto a la configuración para validar las respuestas del asistente antes de conectarlo a un canal.

Seccion 4

Chats, CRM y operación diaria

La vista de chat concentra atención, seguimiento comercial y contexto del contacto en una sola interfaz.

Bandeja de chats con lista de conversaciones, mensajes y panel lateral del contacto — Bandeja de chats: a la izquierda la lista de conversaciones, en el centro el hilo de mensajes y a la derecha los datos del contacto con notas, etiquetas y eventos.

Dónde está cada herramienta

Haz clic en Chats en la barra lateral para ver tus conversaciones. Dentro de cada chat, el panel derecho agrupa Datos del Cliente, Etiquetas, Recordatorios y Notas. Arriba del compositor aparecen los Mensajes programados cuando hay alguno pendiente.

Para la vista kanban, abre el botón CRM dentro de Chats. Cada columna es una etiqueta y puedes arrastrar conversaciones entre ellas.

Cómo hacerlo

Datos del usuario

Todo el contexto del contacto vive en el panel derecho del chat: perfil, datos, etiquetas, recordatorios y notas.

Ver el perfil del contacto

Abre cualquier chat. En la columna derecha verás la tarjeta 'Datos del Cliente' con nombre, teléfono y canal.

Revisar etiquetas, recordatorios y notas

Debajo del perfil están las secciones de contexto operativo. Entre todas forman el historial vivo del cliente.

Cómo hacerlo

Etiquetas

Sirven para clasificar chats, segmentar campañas y organizar el CRM. Se gestionan desde el panel del contacto.

Agregar o crear etiquetas

En el panel derecho del chat, busca la tarjeta 'Etiquetas' y presiona 'Agregar'. Puedes elegir una existente o escribir un nombre nuevo para crearla al vuelo.

Gestionar etiquetas del workspace

Usa el icono de engranaje en la tarjeta para abrir el gestor global donde creas, editas o eliminas etiquetas.

Quitar una etiqueta

Presiona la 'x' junto al badge de la etiqueta que quieras retirar de esa conversación.

Panel lateral del chat con sección de etiquetas y botón agregar — Sección de etiquetas en el panel del contacto: badges de etiquetas asignadas, botón para agregar nuevas y acceso a gestión global de etiquetas.

Cómo hacerlo

Vista CRM tipo kanban

Convierte las etiquetas en columnas y los chats en tarjetas para mover leads entre etapas visualmente.

Abrir el CRM

Dentro de Chats, haz clic en el botón 'CRM'. Se abre la vista kanban donde cada columna es una etiqueta.

Mover chats entre etapas

Arrastra una tarjeta a otra columna para cambiar su etiqueta. También puedes reordenar columnas completas.

Abrir la conversación

Haz clic en cualquier tarjeta para ir directo al chat y seguir atendiendo desde la conversación.

Vista kanban del CRM con columnas por etiqueta y tarjetas de chat — CRM tipo kanban: cada columna representa una etiqueta y las tarjetas son conversaciones que se arrastran entre etapas del pipeline.

Cómo hacerlo

Recordatorios

Tareas futuras asociadas a un chat con fecha, hora y nota. Aparecen también en el banner global del panel.

Crear un recordatorio

En el panel derecho del chat, busca 'Recordatorios' y presiona 'Crear'. Escribe la tarea, elige fecha y hora, y confirma.

Gestionar recordatorios

Cada recordatorio muestra su estado (pendiente o vencido). Puedes completarlo, reprogramarlo o eliminarlo desde sus acciones.

Tarjeta de recordatorios con fecha, hora y estado pendiente o vencido — Sección de recordatorios: lista de tareas pendientes con fecha programada, estado actual y acciones para completar, reprogramar o eliminar.

Cómo hacerlo

Pedidos

Se administran desde el mismo chat. El icono de bolsa en el encabezado abre el panel de pedidos del contacto.

Ver pedidos del chat

Haz clic en el icono de bolsa con contador en el encabezado del chat. Se abre un panel con todos los pedidos separados por estado.

Revisar y actualizar un pedido

Entra al detalle de cualquier pedido para ver productos, montos y cambiar su estado (confirmado, enviado, entregado).

Lista de pedidos del cliente en el panel lateral del chat — Lista de pedidos por estado.

Detalle de un pedido con productos, total y acciones — Detalle del pedido seleccionado.

Cómo hacerlo

Envíos programados

Deja mensajes pendientes para una fecha y hora específicas. Ventor te avisa si necesitas usar plantilla por la ventana de 24 horas.

Programar un envío

Desde el compositor del chat, abre 'Programar Envío'. Elige fecha, hora y escribe el contenido o selecciona una plantilla.

Editar o cancelar

Los mensajes pendientes aparecen sobre el compositor. Usa el lápiz para editar o el basurero para cancelar.

Diálogo de programar envío con calendario y selector de hora — Selector de fecha y hora para programar el envío.

Bloque de mensajes programados pendientes sobre el compositor — Mensajes programados pendientes en el chat.

Seccion 5

Envíos masivos

Envía mensajes a muchos contactos a la vez con control de audiencia, plantilla aprobada y seguimiento del resultado.

Cómo hacerlo

Crear y lanzar una campaña

El flujo te guía en tres pasos: elegir destinatarios, seleccionar plantilla y revisar antes de enviar.

Ir a Envíos masivos

Haz clic en 'Envíos masivos' en la barra lateral de navegación.

Seleccionar destinatarios

Busca clientes por nombre o teléfono, filtra por etiquetas o importa un Excel. Marca los que quieras incluir y presiona 'Continuar'.

Elegir plantilla

Selecciona una plantilla Meta aprobada. Completa las variables si las tiene y revisa la vista previa del mensaje.

Revisar y enviar

Verifica el resumen y presiona 'Enviar Mensajes'. Después podrás seguir el estado del envío con contadores de éxito, fallo y pendientes.

Seccion 6

Métricas y analítica

Seguimiento de actividad, evolución de chats y distribución de trabajo en gráficos interactivos.

Cómo hacerlo

Consultar métricas del negocio

Filtra por periodo, revisa gráficos de tendencia y haz clic en un punto para ver el detalle de ese día.

Abrir Métricas

Haz clic en 'Métricas' en la barra lateral de navegación.

Elegir el periodo

Usa los filtros de fecha en la esquina superior para elegir un preset rápido (hoy, 7 días, 30 días) o un rango personalizado.

Explorar los gráficos

El gráfico principal muestra chats e interacciones en el tiempo. Haz clic en un punto para aislar ese día y ver la distribución por etiquetas y estados.

Dashboard de métricas con gráficos de mensajes, chats atendidos y distribución por canal — Dashboard de métricas: gráficos de volumen de mensajes, chats atendidos por período, distribución por canal y actividad del equipo.

Seccion 7

Suscripción, facturación y referidos

La plataforma también cubre la parte administrativa: control de plan, pagos, comprobantes y crecimiento comercial.

Cómo hacerlo

Suscripción y método de pago

Controla tu plan, agrega tarjetas y gestiona la suscripción activa desde un solo lugar.

Ver tu plan

Haz clic en 'Ver planes' en la barra lateral. Verás las estadísticas de uso y la tarjeta con tu plan actual, fecha de renovación y features incluidas.

Cambiar de plan o agregar tarjeta

En la sección 'Mejora tu Plan' eliges otro nivel. En 'Métodos de pago' puedes agregar tarjetas, marcar una como preferida o eliminar métodos antiguos.

Cancelar o reintentar pago

Desde el menú de opciones del plan puedes cancelar la suscripción. Si hay un cobro vencido, aparece el botón 'Reintentar Pago' para resolverlo.

Panel de suscripción con estadísticas de uso, plan actual y métodos de pago — Panel de suscripción: estadísticas de uso del plan, tarjeta del plan actual con fecha de renovación, sección de mejora de plan y gestión de métodos de pago.

Cómo hacerlo

Facturación

Comprobantes emitidos y datos fiscales en un solo lugar.

Abrir facturación

Haz clic en tu correo o avatar en la barra de navegación y selecciona 'Facturación'. Verás la tabla con todos tus comprobantes.

Actualizar datos fiscales

Usa el botón 'Actualizar Datos de Facturación' en la esquina superior para registrar o corregir documento, razón social y datos relacionados.

Descargar comprobantes

En cada fila de la tabla abre el menú de acciones para ver el PDF o descargar el XML.

Tabla de facturas con columnas de comprobante, descripción, fecha y totales — Pantalla de facturación: tabla de comprobantes emitidos con acciones para ver PDF o descargar XML y botón para actualizar datos fiscales.

Cómo hacerlo

Programa de referidos

Comparte tu código, invita a otros negocios y sigue tus recompensas.

Abrir referidos

Haz clic en 'Referidos' en la barra lateral de navegación. Verás tu código y las métricas del programa.

Compartir tu código

Copia el código o el enlace directo con un clic. También puedes compartirlo por WhatsApp, Twitter o Facebook desde los botones rápidos.

Seguir tus referidos

En la tabla 'Tus Referidos' ves quién se registró, cuándo y el estado de cada recompensa.

Pantalla de referidos con código, enlace de invitación y tabla de referidos registrados — Programa de referidos: código personalizado, enlace de invitación con botones de compartir y tabla de seguimiento de referidos con estado de recompensa.

¿Quieres ver otra parte operativa de Ventor?

Puedes continuar con la guía de conectar canales para revisar el ingreso de WhatsApp, Instagram, Messenger y otros canales dentro de la plataforma.

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